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Agencig
Agencig 3.20

Agencig reproduit le classique carnet de rendez vous du praticien. Il est utilisable en réseau et plusieurs praticiens différents (6 au maximum) peuvent l'utiliser.

Toute personne travaillant sur un poste sur le réseau peut consulter le carnet ou le remplir. Ainsi la secretaire prend les rendez vous depuis le secretariat mais le médecin peut le faire aussi depuis son cabinet

Les horaires des rendez vous sont parametrables, soit toutes les 10, 15, 20, 30, ou 60 minutes, les intervalles pouvant être différents d'un praticien à l'autre.

Une page est reservée à la matinée, l'autre  à l'après midi.

Il est possible de marquer à l'avance les jours et les horaires où il ne faut pas prendre de rendez vous.

Le carnet peut être visualisé semaine par semaine donnant un aperçu général des places libres.

Enfin il est possible de cocher par la secrétaire les patients arrivés en salle d'attente, le praticien voit alors depuis son bureau combien de personnes attendent.

Une fonction "Recherche" permet de retrouver un RV donné.


Installation

IMPORTANT

Il est impératif de de placer les fichiers ci dessous dans un même repertoire au choix sur l'ordinateur faisant office de serveur.

AGENDAS.MDB

Utilisat.agc

C'est sur ces fichiers que les différents utilisateurs iront chercher les données.

Ensuite il faut impérativement lancer le petit programme "Superviseur.exe". Dans ce programme, à l'aide du bouton de commande prévu il faut aller chercher le fichier "AGENDAS.MDB" sur le serveur où vous l'avez placé en faisant "Parcourir" etc..., puis ENREGISTRER.

Vous pouvez alors maintenant lancer le programme AGENCIG.EXE.

NB

Pour que le programme fonctionne, le fichier AGENDAS.MDB doit être tout en majuscules. Vérifiez donc dans l'explorateur windows que le parametrage permet bien l'affichage des majuscules, sinon paramètrez le.

  Utilisation de la saisie automatique des noms.

Cette nouvelle version d'Agencig permet de saisir le nom et prenom des patients en tapant simplement les deux premières lettres ou plus du patient en question, à condition que vous disposiez d'une base de données ACCESS où sont repertoriés ces noms.

Pour parametrer vous devez proceder ainsi.

1°) Ouvrir le programme SUPERVISEUR et cocher la rubrique "Utiliser la recherche alphabètique des noms sur une base ACCESS"

- Ceci ouvre une fenêtre vous permettant à l'aide du bouton parcourir de pointer la base de donnée ACCESS où figurent les noms des patients que vous voulez utiliser.

- Choisissez la base à l'aide du bouton parcourir ou manuellement puis enregistrez.

2°) Ouvrir le programme AGENCIG et ouvrez la fenêtre "Utilisateurs" à l'aide du menu "Utilisateur" de la barre des menus.

- Cochez la rubrique "Utiliser la recherche alphabètique des noms sur une base ACCESS".

- Vous ouvrez alors une fenêtre où vous devez saisir le nom de la TABLE de votre base ACCESS.

- Enregistrez et Quittez.


Les différents utilisateurs

Au chargement pour la première fois du logiciel un seul utilisateur par défaut et sans nom est pris en considération. Pour rendre nominatif l'utilisateur unique ou bien pour ajouter d'autres utilisateurs il faut ouvrir la fenêtre adequate en cliquant sur "Utilisateur" de la barre des menus.

Six utilisateurs sont proposés, il suffit de leur donner un nom.

Le fait de donner des noms à plusieurs utilisateurs va activer 1 à 6 boutons de commande nominatifs permettant de passer du carnet de RV d'un utilisateur à l'autre et de l'ouvrir.

Il faut également parametrer la couleur de fond du carnet qui peut être différente d'un utilisateur à l'autre.

On paramètrera également l'espacement des horaires de consultation, l'annotation du haut, et l'annotation du bas.


Utilisation du carnet

Au chargement du logiciel le carnet de RV s'ouvre à la page du jour et sur l'utilisateur N°1 par défaut. On peut choisir l'utilisateur par clic sur le bouton de commande correspondant.

Ouvrir le carnet à la date voulue

On peut se placer à la date voulue soit par défilement soit par clic direct sur le calendrier.

Il suffit ensuite de saisir le nom des patients aux heures indiquées, l'enregistrement est automatique.

Interdire la prise de RV

Un double clic devant un horaire inscrit "Pas de RV" ce qui indique à la secretaire qu'un RV à cet horaire est interdit. Un double clic de nouveau fait disparaitre cette annotation ou efface le RV saisi après demande de confirmation.

Le bouton de commande "Absent le matin" inscrit et interdit la prise de RV le matin. Un nouveau clic sur le bouton ote l'annotation.

Le bouton de commande "Absent le l'après midi" inscrit et interdit la prise de RV l'après midin. Un nouveau clic sur le bouton ote l'anotation.

Le texte de l'annotation peut être modifié manuellement (mais seulement 5 lettres sont autorisées).

Saisir les Rendez vous.

Il suffit d'inscrire le nom devant l'horaire souhaité, l'enregistrement est automatique.

Supprimer un Rendez vous

Un double clic sur le RV saisi permet de l'effacer après demande de confirmation par un message.

Aperçu des Rendez vous sur une semaine

La rubrique "Par semaine" de la barre des menus ouvre une fenêtre donnant l'aperçu des RV disponibles chaque jour de la semaine. Un double clic dans la fenêtre du jour souhaité ouvre le carnet de rendez vous à ce jour.

Imprimer une liste

Par la barre des menus il est possible d'imprimer le programme des rendez vous soit du matin, soit de l'aprè midi, ainsi que le contenu du post-it et des annotations du bas.

Cocher les clients arrivés en salle d'attente.

Au fure et à mesure de l'arrivée des patients en salle d'attente la secretaire peut les cocher. Il est facile alors au praticien de voir depuis son cabinet le nombre de personnes en attente. La mise à jour des clients arrivés se fait par le bouton de commande "X".

L'enregistrement est automatique, pas besoin d'enregistrer.

Ceci n'est visible qu'à la date du jour.


Saisie automatique des noms

Parametrage de la saisie automatique des noms.

Cette nouvelle version d'Agencig permet de saisir le nom et prenom des patients en tapant simplement les deux premières lettres ou plus du patient en question, à condition que vous disposiez d'une base de données ACCESS où sont repertoriés ces noms.

Pour parametrer vous devez proceder ainsi.

1°) Ouvrir le programme SUPERVISEUR et cocher la rubrique "Utiliser la recherche alphabètique des noms sur une base ACCESS"

- Ceci ouvre une fenêtre vous permettant à l'aide du bouton parcourir de pointer la base de donnée ACCESS où figurent les noms des patients que vous voulez utiliser.

- Choisissez la base à l'aide du bouton parcourir ou manuellement puis enregistrez.

2°) Ouvrir le programme AGENCIG et ouvrez la fenêtre "Utilisateurs" à l'aide du menu "Utilisateur" de la barre des menus.

- Cochez la rubrique "Utiliser la recherche alphabètique des noms sur une base ACCESS".

- Vous ouvrez alors une fenêtre où vous devez saisir le nom de la TABLE de votre base ACCESS.

- Enregistrez et Quittez.

Utilisation de la saisie automatique des noms

- Si vous disposez d'une base de données ACCESS avec les noms et prenoms des patients habituels vous pouvez saisir rapidement le nom et prenom d'un rendez vous en tapant simplement les premières lettres de ce nom.

- Pour cela le Superviseur doit avoir paramètré la base ACCESS en question, et la rubrique "Utiliser la recherche alphabètique des noms sur une base ACCESS" doit être cochée et paramètrée dans la fenêtre "Utilisateurs".

* A l'heure du RV choisi saisissez les premières lettres voire 3ème puis 4ème pour faire apparaître le premier nom correspondant.

* La touche  "-> " du clavier permet de faire défiler les noms par ordre alphabetique croissant.

* La touche "F2" permet à tout momernt de desactiver ou de réactiver cette fonction.


Recherche d'un Rendez vous

L'item "Rechercher" de la barre des menus permet d'ouvrir une boîte de dialogue en vue de rchercher un rendez vous pris.

Entrer le nom à rechercher dans la zone de saisie et éventuellement la fourchette de dates devant servir de limite mini et maxi à la recherche.

L'action "Rechercher" affiche alors la liste des dates de tous les RV pris pour ce nom là.

Un double clic sur la date voulue ouvre l'agenda à la date et montre le RV recherché en surbrillance.

Si la recherche doit être effecuée sur l'agenda d'un autre utilisateur il faut au préalable ouvrir l'agenda de l'autre utilisateur puis réiterer la recherche.


Sauvegardes

SAUVEGARDES

La sauvegarde des fichiers "AGENDAS.MDB" et "Utilisat.agc" s'effectue par la commande "Sauvegarde" de la barre du menu.

Après le choix de l'ordinateur et du repertoire de sauvegarde elle est automatique une fois le bouton de commande adequate cliqué.

La sauvegarde ne peut s'effectuer que si tous les autres utilisateurs sont deconnectés de la base.

RESTAURATION

La restauration est également automatique après repérage du fichier AGENDAS.MDB sauvegardé, et une fois cliqué sur le bouton adequate.